秘書としての電話応対の基本

秘書を置いている会社は、それなりの規模の企業になります。その企業の秘書となれば、それなりのスキルや対応を要求されます。特に、多いのが電話応対になるのでは無いでしょうか。

外線からの着信だけでなく、受付から自らが秘書として付いている上司への来客連絡もあるでしょう。では、秘書としての電話応対には何が一番必要なのでしょうか。

当然の事ですが、上司の変わりとして電話に出ている訳ですから、丁寧にハッキリと聞こえやすく言葉を選んで話す事が必要です。また自分がどんな立場であるか、また名前は何というのか相手に告げてから電話応対する事は基本中の基本といえます。

秘書は、ある意味上司のスケジュールも管理する必要があります。ですから、会議中などは上司に代わって電話を受ける事もあるでしょう。その際に、電話応対し上司を呼ぶ必要があるのか、用件を承って置き伝えるのかという判断をある程度しなければならない事を忘れないようにします。

電話が掛かってくる可能性を考え、会議中に電話や応対が必要な事象が発生した場合にどうしたらよいのかを指示を仰いで頭に入れて応対します。当然ながら、私情を挟まない事が秘書には必要な事です。相手が誰であろうと、公平に尚かつ上司の指示に従って淡々と処理する必要があります。

飽くまで、自分が承るのではなく取り次ぎ役に徹する必要があります。また、自分の判断で何かをしようとしないことが必要です。電話応対でも同様で、判断は上司に仰ぐ事を忘れない様にしましょう。