電話秘書サービスの特徴

電話秘書サービスとは、顧客からの電話を代行サービス会社に転送することで、忙しく業務をこなしている社員に代わって、経験豊富なオペレーターが応対する仕事です。

顧客の氏名や連絡先、用件などをオペレーターがヒアリングし、メールや電話で応対内容を伝えます。社内が不在の場合は自動的に代行サービスに連絡が届きますので、不在で電話を受けられないということがなくなります。

電話秘書サービスの特徴は、事務所の不在や商談中でも連絡がつく状態なので、常に事務所の電話応対が可能となり、相手に安心感を与えることができるという点が大きいでしょう。また新規の顧客を取りこぼすことを防ぎ、大切な取引先との関係を良好に保つことにも役立ちます。

またコスト削減に用いられることが多いです。電話応対のために事務員を雇うと、アルバイトで給料が月15万円でも、求人広告費や交通費、福利厚生の費用を考慮すると、1人に20万円のコストがかかりますが、電話秘書では特別な研修や教育を受けたスタッフが、比較的安いコストで代行で電話応対を行いますので、コストが削減できるのです。

電話秘書サービスのオペレーターは電話応対のプロなので、電話の相手を怒らせたり、トラブルに発展する心配はほとんどありません。そのため教育や研修を受けていないアルバイトを雇っている同じ業界の会社と差を付けることができます。
また、それまで通常の業務以外に電話応対などもこなしていた社員にとっては、業務に集中できる環境が整いますので、仕事の効率アップにも役立ちます。

電話秘書サービス利用の料金についてはは、比較的基本料金が安いですが、オプションが付くことで料金が変わることが多いです。オプションでは基本のサービス内容以外の不在時の連絡について、1件につき数百円の追加料金が必要となることもありますので、契約の際には、オプション内容をよく確認し、どこまでコストをかけるのか、コストを抑えたままで利用するにはどのようなプランを組めば良いのか、よく検討されることが大切です。