秘書検定で学ぶ電話対応

秘書検定、という資格をご存知でしょうか。
転職を考えたり、主婦の方が再就職を目指す場合などに、よく取得を目指される資格です。

今回は秘書検定から学ぶ電話対応について、ちょっとしたポイントをお伝えしたいと思います。

秘書の場合は、電話対応は上司への取次がメインとなりますが、一般的な事務職においても、自部署宛にかかってきた電話対応は、お客様にとっては自社への第一印象が決まる大切なやりとりとなります。

顔の見えない相手に対して失礼の無いよう、とはいえ確認をすべき点はしっかりと確認をし、然るべき対応をする事が求められます。

例えば、かかってきた電話が大変聞き取りにくい場合はどうしたらよいでしょうか。

まずは、「お電話が遠いようなのですが」とお伝えしてみましょう。
先方がその言葉を理解して下さったら、少し大きな声で話そうとしたり、もう一度話の冒頭からお話しして下さるはずです。こちらが低めの声で話すと、先方もトーンを合せて下さり、聞き取りやすくなる場合もあります。

その声も届かない程電波が悪い場合は、「大変申し訳ございませんが、お声が聞き取れませんので、一旦お電話を切らせて頂きます」とお伝えし、電話を切る場合もあります。

あるいは、こちらからかけた電話であれば、一旦電話を切り、違う電話からかけてみる、もしくは時間を置いてかけなおしてみると、問題なくお話しできる事もあります。

大切なのは、落ち着いて対応する事です。慌てて電話を切ってしまった！というのは、一番避けたい対応ですね。
秘書検定では、様々なケースを想定した電話対応の問題が出題されますので、興味のある方は一度問題集などご覧になってはいかがでしょうか。